Tidsplan

Planen herunder viser projektets faseinddeling samt en overskrift for hver enkelt fase.

Fase Overskrift
2014 – 2015 Kortlægning og skitsering samt fastsættelse af arkitektonisk greb. Opstart af finansieringsplan samt klyngeproces i samråd med Lokale- & Anlægsfonden.
2016 – 2017 Samarbejde med Ringsted kommune omkring tilpasninger til udviklingsplanen samt budgetforslag 2018 vedrørende finansieringsplanen.
2018 – 2019 Opdatering af udviklingsplanen, samt involvering af relevante udvalg i Ringsted kommune. Budgetforslag 2020. Strategisk kortlægning hvis muligt.
2020 – 2021 Udviklingsplanen færdiggøres til godkendelse af Ringsted kommune. Eksekvering af finansieringsplan samt opdatering af tidsplanen.
2022 – 2023 Opdatering af bygningsmasse i Jystrup-Valsølille, i henhold til udviklingsplanen.
2024 – 2025 Projekt evaluering med Ringsted kommune og hovedinteressenterne.

På de følgende sider er det overordnede indhold i de enkelte faser beskrevet.

For kronologisk information om alle projektaktiviteterne igennem tiden, henvises til Online projektlog.

Projektgruppen gennemførte i 2014 en kortlægning af alle interessenter, samtderes behov for plads og eventuel identitetsskabelse. I processen blev nye og
eksisterende synergier mellem interessenterne ligeledes identificeret.

 

Skitse: Heiner Gringmuth

Projektgruppen havde med lokale kræfter udarbejdet et skitseforslag i 2013, som blev benyttet til at skabe interesse hos bl.a. Lokale- & Anlægsfonden, der henviste projektgruppen til DGI Facilitetsudvikling som en relevant partner, i forhold til projektets omfang. Projektgruppen indgik derefter en aftale med DGI Faciliteter & Lokaludvikling, om at bringe projektets samlede viden i spil og udtænke et nyt mødested, baseret på den nyeste viden på området, kombineret med arkitekternes solide erfaringsgrundlag fra nyligt realiserede projekter.

Arkitekterne udtænkte i processen 3 forslag til arkitektoniske greb, hvor af projektet valgte at arbejde videre med Perlekæden, der i særlig grad understøtter sammenhængskraften mellem projektets mange forskellige interessenter.

 

Visionen med Perlekæden er at skabe en naturlig sammenhæng mellem alle de forskellige interessenter der benytter områdets faciliteter i dag, samt dem som ønsker at anvende faciliteterne i fremtiden. Synergien ved at bringe interessenterne tættere sammen er til gavn for landsbyens sammenhængskraft og har ligeledes vist sig at være fremmende for det lokale engagement.

Perlekæden binder samtidig inde- og udearealer sammen på en moderne måde, der åbner op for helt nye anvendelsesmuligheder for en lang række interessenter, herunder skole, institutioner, forenings- & erhvervsliv og giver samtidig borgerne nye rekreative muligheder.

 

Arbejdet med DGI Facilitetsudvikling resulterede i udarbejdelsen af Søholmhus Skitseforslag 2015der beskriver første fase på vej mod en samlet udviklingsplan for projektområdet.

I løbet af 2015-16 afholdte projektgruppen en række møder med Oliver Vanges fra Lokale- & Anlægsfonden samt Realdania – i tæt samarbejde med Planchef Bo Fisker fra DGI Faciliteter & Lokaludvikling. Disse møder omhandlede finansieringsplanen samt hjælp til processen omkring skabelse af et klyngesamarbejde i Ringsted Nord.

FASE 2016 – 2017

Projektgruppen mødtes den 13. april 2016 på Ringsted Rådhus med Borgmester Henrik Hvidesten, Direktør Henrik Harder, Direktør Johnny Hauskjold Christensen samt planlæggerne Frank Nielsen og Mikkel Vinther.

På dette møde blev skitseforslaget fremlagt og drøftet. Kommunen synes det er et ambitiøst projekt, men kan også godt se synergierne og vil gerne bakke projektgruppens arbejde op, så der kan skabes en samlet udviklingsplan, som kommunens politiske udvalg kan tage stilling til. Helhedsplanpuljen blev nævnt som det naturlige sted at søge midler til at understøtte det videre arbejde med udviklingsplanen.

Der blev nu udarbejdet en køreplan for samarbejdet med kommunens Skole- & Børnecenter, og derved med Søholmskolen og institutionerne som omdrejningspunkt, under ledelse af Skoledirektør Henrik Harder.

”Kortlægningen blev i denne forbindelse kigget efter i sømmene for at optimere på udnyttelsesgraden, mellem den eksisterende bygningsmasse- og de nye faciliteter”

 

Der blev givet grønt lys for en mulig re-aktualiseret af den eksisterende pedelbolig, til brug for f.eks. junior og ungdomsklub, alment værested, Mountain Bike Pitstop, etc. Boligens have tænkes i den forbindelse indrettet med forskellige inde- og udendørs læringsrum, der hver især skal understøtte projektets greb omkring Perlekæden. Kommunen gav ved samme lejlighed tilsagn om tilbagehold med salg af Skjoldenæsvej 72, indtil udviklingsplanen er klar og der er taget stilling til planen fra kommunalt hold.

I 2017 foretog Teknisk Forvaltning yderligere undersøgelser der udmundede i et grafisk forslag til udvidelse af Søholmskolens gymnastiksal. Konklusionen på undersøgelserne blev at en udvidelse af den nuværende gymnastiksal er uforholdsmæssig dyr, ufremkommelig og utidssvarende, i forhold til opførelse af ny bygningsmasse på den modsatte side af vejen.

Projektgruppen udarbejdede på opfordring af skoledirektøren, i 2017, et budgetforslag til Ringsted kommune, om afsætning af et større beløb til projektets finansieringsplan, på kommunalbudgettet for 2018. Desværre stoppede samarbejdet med Henrik Harder, da han besluttede at fratræde sin stilling som Skoledirektør i Ringsted kommune, ultimo 2017.

 

FASE 2018 – 2019

Samarbejdet med Lokale- & Anlægsfonden omkring formulering af finansieringsplanen, med henblik på Ringsted kommunes skriftlige tilsagn om økonomisk støtte til projektet, fortsætter gennem denne fase, sideløbende med projektets øvrige fundraising aktiviteter.

Samarbejdet med kommunen blev genoptaget i november 2018, på et møde mellem hovedinteressenterne og kommunens nye direktør for børne- og skoleområdet Gitte Løvgren, samt Skolecenterchef Jesper Ulrich Jørgensen.

Køreplanen blev fornyet på et møde mellem hovedinteressenterne den 17. december. Der arbejdes bl.a. efter en liste over politiske udvalg der er relevante at inddrage i projektet. De enkelte udvalg inviteres til en præsentation af projektet fra starten af 2019.

Der indsendes forslag om økonomisk opbakning til projektet i forbindelse med de kommunale budgetforhandlinger i 2019.

Opdatering af masterplantegning

Skitseforslaget fra 2015skal opdateres så det beskriver projektets fremdrift. Den videnprojektet har opsamlet og de aftaler der er indgået gennem de seneste 3 år, skal afspejles og forankres i planen. Forslaget opdateres i to steps med hjælp fra DGI Facilitetsudvikling:

Opdatering af masterplantegning            (step 1)

  • Skitsering af områdets aftalte udvidelse og sammenhænge.
  • Optimering mellem eksisterende- og ny bygningsmasse.
  • Plantegning med struktur for midlertidige installationer.
  • Visualisering af udemiljøet med udgangspunkt i Perlekæden.
  • 5 siders prospekt vedr. projektets fremdrift 2014 – 2018.

 

Opdatering af udviklingsplanen                                   (step 2)

  • Opdeling af hovedprojektet i mindre delprojekter
  • Milepæle og planer for de fastlagte delprojekter
  • Visualisering af det opdelte projektområde (3D)

 

Opdateringen danner basis for det videre arbejde med udviklingsplanen og er det vigtigste i forhold til processen med kommunen og hovedinteressenterne. Udviklingsplanen ønskes opdateret med støtte fra helhedsplanpuljen i 2019, via Landsbyforeningen for Jystrup & omegn.

Etablering af ny projekthjemmeside

Den nuværende hjemmeside understøttes ikke længere. Hjemmesiden skal derfor flyttes til en anerkendt CMS-platform. Den nye projekthjemmeside skal tilgodese interessenternes stigende efterspørgsel på online interaktion og give de besøgende et hurtigt overblik over projektets igangværende samt gennemførte aktiviteter. Der forventes ikke de store etableringsomkostninger, dog ønskes hjemmesidens grafiske profil løftet et niveau over standard – hvilket blot er en mindre omkostning, i forhold til den tid der skal anvendes på opsætning og vedligehold af hjemmesidens indhold. Søholmhus forestår fortsat drift og vedligehold af hjemmesiden.

Promovering via digitale, sociale og analoge medier

Det nye prospekt skal promovere projektet via hjemmesiden, facebook og andre sociale medier – hvor der er størst mulighed for målrettet kommunikation.Ligeledes skal projektet promoveres via Dagbladet, Lokalbladet og Midtsjællands Folkeblad, samt relevante sogneblade.

Fremstilling og omdeling af opslag, plakater og pjecer

På baggrund af den opdaterede udviklingsplan, fremstilles der opslag, plakater og pjecer, med væsentlige uddrag heraf. Der indhentes tilbud på hjælp til det grafiske design samt print af materialerne i relevante størrelser. Formulering af indhold, samt distribution i lokalområdet udføres af projektgruppen, i samarbejde med projektets interessenter.

Etablering af oplysningsrute gennem projektområdet

Interessenterne er blevet enige om at etablere en midlertidig oplysnings ”rute”, med info-punkter gennem projektområdet. Hvert info-punkt består blot af et lille træskilt fastgjort på en stolpe. Hvert enkelt skilt oplyser om en konkret del af projektet, i relation til skiltets placering. Hvert skilt er forsynet med en QR-kode, der giver de besøgende adgang til yderligere digital information via projekthjemmesiden.

Lancering af oplysningsruten

I forbindelse med lanceringen af oplysningsruten, arrangerer projektgruppen nogle guidede ture gennem projektområdet, af en varighed på ca. 2 timer, inkl. en mindre forplejning.

På turene indsamles information om de besøgendes indtryk og mening om projektet.

Afholdelse af dialogmøder

I samarbejde med Søholmskolen, SFO Søhesten, Børnehuset i Jystrup og Landsbyforeningen for Jystrup & omegn, arrangerer projektgruppen et stort åbent dialogmøde – særlig rettet mod børnefamilierne. Skolens elever inddrages i dialogen via andre aktiviteter.

Optagelse af projektområdet

For at gøre udviklingsplanen interaktiv optages hele projektområdet fra en drone. Overflyvning udføres af professionel droneflyver, med tilladelse til overflyvning af området – dog kun efter berørte borgeres samtykke.

Der søges penge fra helhedsplanpuljen til at understøtte ovennævnte aktiviteter i 2019.

 

 

Involvering af ejendomsudvalget

Ringsted Kommunes Ejendomspolitik fra 2017 beskriver kommunens pejlemærker for de kommunale ejendomme og består af fem temaer som alle understøtter kommunens vision.

Farverne rød-gul-grøn anvendes herunder til at vurdere det enkelte tema, i forhold til hvor godt Søholmhus projektets nye bygningsmasse, opfylder kriterierne i Ejendomsstrategien:

Tema Vurdering Skala
Ejendommene skal understøtte kommunal velfærd til borgerne Bygningsmassen er nemt tilgængelig og velegnet til de anvendte formål. Driftsudgifterne ligger under benchmark for sammenlignelige bygninger.

 

Ejendommene skal bevare deres værdi Bygningsmassens stand er solid og bæredygtig, med årlige vedligeholdelsesudgifter, set over en treårig periode, på under kr. 150,- pr. m².

 

Ejendommene skal være sunde og miljørigtige Bygningsmassens indeklima opleves som optimalt. Der foretages bedre affaldssortering end gennemsnittet og bygningsmassens energiforbrug ligger under benchmark for sammenlignelige bygninger.

 

Ejendommene skal bidrage til at skabe vækst Bygningsmassen anvendes til flere funktioner. Der er en høj grad af brugeranvendelse, en stor del af døgnet. Bygningsmassen indgår perifert som en del af en klynge med et overordnet tema.

 

Ejendommene skal skabe sammenhængskraft mellem borgerne Bygningsmassen har høj grad af fleksibilitet og det samme areal anvendes til mange forskellige formål (multifunktionelt) også af andre end de primære brugere af bygningen. Der er brugerdrevet aktiviteter, der fremmer netværk mellem borgerne.

 

Alle temaer vurderes til at være grønne på Ringsted kommunes vurderingsskala.

Ringsted kommune har nedsat et ejendomsudvalg bestående af centercheferne for de enkelte forvaltningsområder. Ejendomsstabens leder er udpeget som sekretær for udvalget.

Projektgruppen har taget kontakt til ejendomsudvalget og der opsættes et møde primo 2019 – så snart skitseforslaget / udviklingsplanen er blevet opdateret.

Ejendomsudvalget mødes i henhold til strategien, på tværs af den kommunale organisation for at drøfte muligheder for arealoptimering, bedre udnyttelse af bygningerne, samt konkrete cases inden eventuelle oplæg til beslutning i koncernledelse og politiske udvalg.

 

Strategisk kortlægning – en prøveballon

For at understøtte det langsigtede arbejde med realisering af projektets vision, deltager projektgruppen i møderne der afholdes i landsbyklyngens temagruppe Faciliteter, Idræt & Kultur. Projektgruppen har deltaget i alle temagruppens møder siden etableringen i 2018.

I temagruppen arbejdes der på at opstarte en strategisk kortlægning, i henhold til Lokale- & Anlægsfondens anbefalinger for udviklingen af en facilitetsstrategi.

 

Siden 2015 har projektgruppen, sammen med Lokale & Anlægsfonden, set behovet for at gennemføre en større kortlægning af behovet for faciliteter i den nordlige del af Ringsted kommune – det område der i dag benævnes Søhøjlandet Sjælland. I dette område er kommunens ejendomme blevet jævnligt vedligeholdt i mere eller mindre grad, men der har ikke været gennemført markante fornyelser eller forbedringer gennem de seneste 40 år.

Arbejdet med den strategiske kortlægning, skal i første omgang vise om der kan skabes enighed om en fælles proces. Dernæst skal der være nogle frivillige i de enkelte landsbyer, som har lyst til at bruge lidt tid på at samle alle de lokale interessenter – til et fælles informationsmøde omkring processen.

”Samarbejdet er blot i sin spæde start og klyngens styringsmekanismer er meget ukonkrete – så det er en meget usikker proces. Projektgruppen har trods usikkerheden, valgt at deltage i arbejdet – med en forventning om at den investerede tid vil komme projektet til gode på længere sigt”

Bliver der skabt enighed om gennemførsel af en fælles kortlægning, ønskes gennemførslen af denne støttet af helhedsplanpuljen i 2019, via de involverede lokalråd.

Skulle det mod forventning vise sig at opgaven ikke kan løftes i landsbyklyngen, vil projektgruppen overveje muligheden for at sikre fremdriften af den strategiske kortlægning – eventuelt i mindre skala. En sådan kortlægning vil ligeledes ønskes støttet af helhedsplanpuljen i 2019, via Landsbyforeningen for Jystrup & omegn samt eventuelle andre involverede lokalråd.

 

FASE 2020 – 2021

I denne fase justeres udviklingsplanen endeligt, eventuelt i forhold til resultatet fra den strategiske kortlægning, hvis et sådan foreligger. Hermed færdiggøres udviklingsplanen til godkendelse af Ringsted kommune.

Færdiggørelsen af udviklingsplanen ønskes støttet af helhedsplanpuljen i 2020, via Landsbyforeningen for Jystrup & omegn.

Godkendes udviklingsplanen, forventes det at eventuelle nødvendige ændringer af lokalplanerne igangsættes, samt at finansieringsplanen færdiggøres – sideløbende med at tidsplanen opdateres i samarbejde med projektets interessenter.

Delprojekter der ikke kræver ændring i lokalplanerne, eksekveres i denne fase, i henhold til den godkendte udviklingsplan og finansieringsplanen. Realisering af delprojekter ønskes delvist støttet af helhedsplanpuljen i 2020 og 2021, via Landsbyforeningen for Jystrup & omegn.

Arbejdet i denne fase beskrives nærmere, når outputtet fra forrige fase kendes…

 

FASE 2022 – 2023

I denne fase opdateres bygningsmassen i projektområdet, i henhold til udviklingsplanen.

Arbejdet i denne fase beskrives nærmere, når outputtet fra forrige fase kendes…

 

FASE 2024 – 2025

I denne fase evalueres ny bygningsmasse samt projektet som helhed, med Ringsted kommune og hovedinteressenterne.

Arbejdet i denne fase beskrives nærmere, når outputtet fra forrige fase kendes…